Was ist ein Styleguide und weshalb sollte jedes Unternehmen einen haben?

Einige von Ihnen mögen dem Begriff „Styleguide“ schon einmal begegnet sein – vielleicht hat Ihr Unternehmen sogar bereits einen! In diesem ersten Beitrag meiner Serie zum Thema Qualitätssicherung möchte ich deshalb etwas genauer darauf eingehen, was genau ein (sprachlicher) Styleguide eigentlich ist und warum jedes Unternehmen, unabhängig von seiner Größe, einen haben sollte.

Was genau ist ein Styleguide?

Einfach zusammengefasst ist ein Styleguide ein Handbuch für das Verfassen von Texten für das Unternehmen (er kann aber noch viel mehr!). Meist enthält er allgemeine Regeln, an die man sich beim Erstellen von Firmeninhalten halten muss. Dazu gehören unter anderem, an welchen Grammatik-, Zeichensetzungs- und Rechtschreibvorgaben man sich orientieren sollte, welche Zeitform verwendet wird und wie Leserinnen und Leser angesprochen werden sollen. Darüber hinaus enthält er aber auch unternehmensspezifische Vorgaben, zu denen Aspekte wie Tonfall und Formulierungen (oder zu vermeidende Wörter und Ausdrücke) zählen, aber auch Regeln, bei denen das Unternehmen von den gängigen Rechtschreib- und Zeichensetzungsregeln abweicht, um eine einzigartige „Stimme“ zu erschaffen.

Styleguides drehen sich aber nicht nur um Sprache: Sie enthalten meist auch Anweisungen für die Formatierung von Unternehmensdokumenten, zu verwendenden Farbschemata, Branding und Visuals, die zur Erschaffung einer Markenidentität beitragen.

Sie sollen sicherstellen, dass alle schriftlichen und visuellen Materialien zur Marke passen und legen die entsprechenden Anweisungen klar und deutlich für sowohl interne als auch externe Content-Erstellerinnen und -Ersteller dar. Ein Styleguide stellt also sicher, dass das ganze Unternehmen einheitlich kommuniziert und Inhalte mit gleichem Tonfall konzipiert.

Und was ist ein Styleguide nicht?

Natürlich gibt es auch Dinge, die ein Styleguide nicht ist oder sein sollte. Zum einen ist er kein Wundermittel, das alle Kommunikationsprobleme eines Unternehmens über Nacht lösen kann. Stattdessen müssen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aktiv auf seine Existenz und Vorgaben hingewiesen und seine Anwendung geprüft werden.

Außerdem ist ein Styleguide niemals in Stein gemeißelt. Wie bei den meisten anderen Dingen auch, wandelt sich auch die Persönlichkeit eines Unternehmens im Laufe der Zeit. Es reift über die Jahre und sein Styleguide muss diese Änderungen widerspiegeln. Er muss deshalb regelmäßig überprüft und aktualisiert werden.

Und das Letzte, was ein Styleguide nicht sein sollte, ist eine Verbotsliste. Stattdessen hat es sich bewährt, eine positive Herangehensweise zu wählen, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zur Anwendung motiviert, anstatt sie durch eine lange Liste an Verboten abzuschrecken.

Weshalb sollte jedes Unternehmen einen Styleguide haben?

Sollten Sie sich nach den Beschreibungen oben immer noch nicht sicher sein, warum ein Styleguide eines der wichtigsten Dokumente für ein Unternehmen ist, finden Sie hier einige weitere Argumente für seine Erstellung:

Einheitlichkeit

Ein Unternehmen, das einheitlich mit Investorinnen und Investoren, Stakeholderinnen und Stakeholdern, Kundinnen und Kunden und anderen Personen kommuniziert, kann sich einfacher von der Konkurrenz abheben. Es ist in der Lage, seine Kernbotschaften auf den Punkt gebracht zu formulieren und fördert die Kundentreue, weil die Menschen dadurch genau wissen, was sie erwarten können.

Vergessen Sie aber nicht, Anweisungen für alle Kanäle in Ihren Styleguide aufzunehmen – andernfalls laufen Sie Gefahr, dass Sie in sozialen Netzwerken beispielsweise anders wirken als auf Ihrer Website!

Tonfall

Ein Styleguide unterstützt Content-Erstellerinnen und -Ersteller dabei, Texte so zu verfassen, dass sie ihre Leserinnen und Leser direkt ansprechen. Unternehmensinhalte üben einen großen Einfluss auf die Wahrnehmung einer Marke aus. Sie sind sozusagen deren Personifizierung und beeinflussen somit Kauf- und Investitionsentscheidungen.

Außerdem ruft ein einheitlicher Tonfall ein Gefühl von Vertrauen hervor, sodass sich Kundinnen und Kunden bei solchen Marken wohler fühlen.

Leitfaden für externe Content-Erstellerinnen und -Ersteller

Auch wenn Ihr Unternehmen seine Inhalte derzeit alle intern erstellt, kommt vielleicht irgendwann der Zeitpunkt, zu dem es diese Arbeit ganz oder teilweise outsourcen muss. In diesem Fall müssen die externen Content-Erstellerinnen und -Ersteller genau wissen, für welches Zielpublikum sie schreiben, um Stilbrüche zu vermeiden.

Ein Styleguide gewährleistet, dass die Identität Ihrer Marke in diesem Fall gewahrt bleibt, auch wenn die Inhalte nun von Personen erstellt werden, die nicht Teil der Unternehmenskultur sind. Gute Copywriterinnen und Copywriter können sich an Ihren Stil anpassen und bei Bedarf sogar aus alten Materialien einen Unternehmens-Styleguide für Sie erstellen.

Leitfaden für Übersetzerinnen und Übersetzer

Zu guter Letzt sind Styleguides ein unverzichtbares Werkzeug für Übersetzerinnen und Übersetzer, die Marken helfen, ihre Reichweite über die Grenzen der ursprünglichen Sprache hinaus zu erweitern. Hier stellt der Styleguide sicher, dass die Identität Ihrer Marke auch in einer neuen Sprache gewahrt bleibt und anderssprachige Kundinnen und Kunden anspricht – aber beachten Sie: Unterschiedliche Kulturen stellen unterschiedliche Ansprüche an Inhalte. Ihr Styleguide muss deshalb unter Umständen entsprechend angepasst werden. Diesen Service stellt Cosmic Lingua selbstverständlich gerne bereit.

Wie erstellt man einen Styleguide?

Nun, da Sie mehr über das Thema wissen und die Bedeutung sprachlicher Leitlinien für Ihre Marke erkannt haben, möchten Sie sich sicher gleich an die Arbeit machen (falls Ihr Unternehmen nicht bereits einen Styleguide besitzt). Wie genau Sie bei der Erstellung eines Styleguides vorgehen, erfahren Sie in meinem nächsten Beitrag dieser Serie, geplant für September 2022.