Wie erstellen Sie einen (sprachlichen) Styleguide für Ihr Unternehmen?

Wenn Sie meinen letzten Post (hier zu finden) bereits gelesen haben, wissen Sie schon, was ein Styleguide genau ist und weshalb jedes Unternehmen, ob groß oder klein, einen haben sollte. Am Ende dieses Posts versprach ich auch einen Beitrag dazu, wie Sie denn einen Styleguide selbst erstellen können – deshalb habe ich Ihnen diesen Monat eine kurze, schrittweise Anleitung dazu zusammengestellt. Viel Spaß beim Lesen!

Ein kurzer Hinweis: Womit wir uns hier nicht beschäftigen

Wie ich letzten Monat im ersten Post schon erwähnt hatte, sind Styleguides meist nicht nur sprachbezogene Dokumente, sondern regeln auch Visuelles, z. B. die Verwendung von Farben und Logos. Da es sich hierbei jedoch um einen Blog zu Sprachthemen handelt, werde ich auf diesen Aspekt nicht eingehen. (Viele der hier genannten Punkte können aber auch auf Visuelles übertragen werden.)

Schritt 1: Datenerfassung

Wie auch bei den meisten anderen Dokumenten geht der eigentlichen Erstellung des Styleguides erst eine Phase der Datenerfassung und Informationssammlung voraus. Stellen Sie sich dazu zunächst folgende Fragen: Wo und wann kommuniziert mein Unternehmen mit Kunden und Kundinnen, Investoren und Investorinnen und anderen Personen von außerhalb? Und wie genau sieht diese Kommunikation aus?

Ihr erster „Entwurf“ sollte alle relevanten Antworten auf diese beiden Fragen enthalten: welche Kanäle das Unternehmen nutzt, was seine Vision und Persönlichkeit sind und wie es von Außenstehenden wahrgenommen werden möchte. Werfen Sie auch gerne einmal einen genaueren Blick auf die verwendeten Kanäle, angefangen bei der Website über soziale Netzwerke bis hin zu Printmedien, und machen Sie sich einige Notizen dazu, welcher Tonfall jeweils gewählt wurde. Fallen Ihnen Unterschiede zwischen den verschiedenen Kanälen auf? Falls ja: Sind sie Teil eines „großen Ganzen“ und passen zur allgemeinen Persönlichkeit des Unternehmens? (Sollte die Antwort auf diese Frage übrigens „nein“ lauten, ist ein Styleguide eine großartige Gelegenheit, solche Diskrepanzen in Zukunft zu vermeiden!)

Hier eine kurze Übersicht über mögliche Kanäle, über die Unternehmen kommunizieren:

• Printmedien
• Website
• Blog
• soziale Netzwerke
• E-Mail
• telefonische Kundenbetreuung

In Teil 3 meiner Blogserie zum Thema Styleguides werden wir noch einen ausführlicheren Blick auf die verschiedenen Kanäle und deren Eigenheiten werfen.

Schritt 2: Regelableitung

Sobald Sie alle notwendigen Daten beisammen haben, können Sie damit beginnen, sprachliche Regeln daraus abzuleiten. Überlegen Sie sich dabei vor allem, was bisher in der Kommunikation gut gemacht wurde und weitergeführt werden sollte. Natürlich dürfen Sie gerne auch auf in der Vergangenheit gemachte Fehler hinweisen, aber achten Sie darauf, das Dokument insgesamt als positiven Leitfaden zu gestalten.

Hier ein paar Vorschläge für Themen, die in den Styleguide aufgenommen werden könnten:

• allgemeiner Tonfall
• unternehmenseigene Begriffe
• „verbotene“ Ausdrücke

Auch hierbei handelt es sich wieder nur um eine (sehr) kurze Beispielliste. Genauer auf dieses Thema eingehen werde ich in Teil 3 der Styleguide-Serie.

Schritt 3: Dokumentenstrukturierung

Nun steht nur noch ein letzter Schritt zwischen Ihnen und dem eigentlichen Schreiben des Styleguides: dessen Strukturierung. Gehen Sie dabei möglichst logisch vor und arbeiten Sie sich von den großen Übersichtsthemen, die alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter betreffen, hinunter zu den spezifischen Anweisungen für bestimmte Nischenbereiche, die nur wenige tangieren. Beginnen Sie am besten mit einer Zusammenfassung der Vision und des Wesens des Unternehmens, gefolgt von einigen allgemeinen Sprachleitlinien. Anschließend können Sie genauer auf die verschiedenen Kanäle und deren Regeln eingehen.

Schritt 4: Dokumentenerstellung

Dieser Schritt ist wahrscheinlich der einfachste – schließlich haben Sie bereits jede Menge Vorarbeit geleistet. Haben Sie Spaß daran, Ihre Daten und Gedankengänge auszuformulieren und zuzusehen, wie ein sehr wichtiges Dokument für das gesamte Unternehmen vor Ihren Augen Form annimmt.

Schritt 5: Überprüfung

Herzlichen Glückwunsch, Sie halten endlich Ihren fertigen Styleguide in Händen! Nun ja, noch nicht ganz… Bevor Sie Ihren Erfolg feiern können, sollten Sie sich das Dokument noch einmal aufmerksam durchlesen und prüfen, ob die festgehaltenen Leitlinien Sinn ergeben. Leiten Sie das Dokument dann an alle relevanten Stakeholder im Unternehmen weiter, um sich mögliche Tipps und Einblicke zu holen, die Sie unter Umständen übersehen haben könnten. Lassen Sie die Datei dann wie gewohnt absegnen, schließlich handelt es sich um ein wichtiges Firmendokument!

Weitere Details

Noch in der Entwurfsphase für diesen Beitrag wurde mir schnell klar, dass der ursprünglich geplante Umfang den Rahmen eines einigermaßen schnell lesbaren Posts sprengen würde. Deshalb konnte ich heute leider nicht genauer auf die verschiedenen Elemente eines Styleguides eingehen, doch das ist für den dritten und voraussichtlich letzten Teil der Styleguide-Serie geplant. Darauf müssen Sie aber leider noch bis November warten – im Oktober werde ich nämlich von meinem Besuch auf dem IAC in Paris berichten.

Und wie immer gilt: Wenn Sie Fragen oder Anmerkungen haben sollten, können Sie mich gerne kontaktieren. Ich freue mich auf Ihre Nachricht!